A raíz del Plan de Recuperación y del desarrollo de la agenda digital ha tenido lugar un programa de ayudas a administraciones locales para su transformación digital. La situación es propicia: financiación europea para transformar la economía, un programa de digitalización del país y un sector con un desarrollo cuanto menos desigual, en gran parte por limitaciones económicas ¿Qué podría salir mal? Sin embargo, el plan se tuerce un poco cuando la subvención se ve limitada a las inversiones, al menos para el sector TIC.
Esto, que puede parecer lógico desde fuera (se da el dinero para que lo que se gasta quede como un patrimonio), desde dentro se ve como un pequeño error. Hoy en día, con estas ayudas, se puede comprar licencias de Office o servidores, pero no se puede contratar un servidor en la nube o elementos mucho más innovadores como licencias de uso de Spark (por poner dos ejemplos). Y es que, la contabilidad y la intervención tienen problemas de ajuste con un campo de un dinamismo tan vivo (y tan intangible) como la tecnología.
La actual inversión en transformación digital
Desde hace aproximadamente una década la inversión tecnológica en el sector privado ha ido hacia la nube. Las compañías con mayor proyección en el campo digital trabajan en la nube (Google, Amazon Web Services, Sales Force). Otras han avanzado hacia ese modelo desde un principio centrado en la licencia (como por ejemplo Microsoft con Office 365). Otras muchas compañías han cambiado radicalmente su estrategia digital de sistemas propietarios a sistemas en la nube (como por ejemplo SAP S4/HANA). Está claro que la tecnología en la nube es el modelo de negocio digital, como mínimo, desde 2015.
En este cambio de paradigma coinciden dos cosas: por un lado, la crisis económica de 2008 hizo que muchas compañías valoraran la importancia de tener activos circulantes de modo fijo. Es decir, más que una licencia que vendes una vez, una suscripción pequeña recurrente es mucho más atractiva en el actual sistema económico. Por otro lado, y esto es importante, la nube ofrece importantes ventajas en términos de computación. Entre ellas destaca:
- Economías de escala. Es mucho más abordable tener una megaestructura de servidores que pequeñas instalaciones por cliente
- Sostenibilidad tecnológica. Actualizar sistemas y mantener un entorno seguro es mucho mejor y más abordable cuando hablamos de estructuras únicas.
- Mejoras de rendimiento. Las estructuras más grandes permiten abordar inversiones en equipo centralizadas mucho más potentes.
- Aprovechamiento de residuales. Se optimiza la gestión de recursos en periodos de actividad variable.
- Volumen de análisis y optimización. La capacidad de encontrar nichos de mejora es mucho mayor cuando se analizan miles de entornos de uso en vez de uno o dos.
- Potencia de computación. Muchas de las cuestiones actuales de la tecnología como el machine learning no son abordables con estructuras individuales salvo con enormes inversiones. En entornos en la nube son bastante accesibles por las razones ya señaladas.
Es decir, hemos migrado a la nube porque la nube (además de beneficiar a los proveedores y ser más económica) permite hacer mucho más por mucho menos. Sin embargo, la administración tiene enormes problemas para gestionar la contratación de esta tecnología (o, mejor dicho, la contratación fácil). ¿Por qué pasa esto?
Los problemas contables y malas prácticas relativas a la inversión en transformación digital
Hay motivos fundados que explican la renuencia de las AAPP a adaptarse a la contratación de herramientas en la nube. En términos generales podríamos decir lo siguiente:
- El problema de lo intangible. La valoración del software es un tema siempre complicado. Cada vez que hay una licitación por cualquier tipo de contrato que implica software hay una probabilidad de entrar en una discusión acerca de si ese software vale lo que cuesta o si ese coste podría ser menor con otras opciones como el software libre. Dimensionar el coste del software es complicado más allá de lo que establece el mercado en sí mismo, y esto es aún más difícil cuando ese software solo lo usas y no te lo quedas.
- La recepción de los contratos. Uno de los momentos de mayor alegría en un contrato es su recepción en la que se comprueba que lo servido es lo comprado. Esto es un tema complicado en el caso del software, entre otras cosas porque, en muchas ocasiones, quien participa en la recepción no es necesariamente un perfil especializado. Esto podría aligerarse con la adopción del software en la nube como un suministro, pero esto es una definición que está lejos de tener un consenso en la administración.
- El fraccionamiento de los contratos. En muchos casos (la mayoría) el software en la nube no tiene un precio como para superar el límite del contrato menor (o casi). Sin embargo, el hecho de ser una necesidad recurrente nos lleva a un procedimiento abierto que, como dice Matilde Castellanos, es un parto… y que queréis que os diga, uno se mete en un parto por tener hijos, no para cualquier bicoca. Podríamos optar por otras fórmulas más flexibles (como el supersimplificado), pero poner criterios objetivos evaluables solo por fórmula a cuestiones como el software, especialmente en procesos críticos, no debe ser una cosa fácil. Todo el mundo tiene ideas muy precisas no siempre acotables en números.
- La limitación de la competencia. Muchas de las tecnologías en la nube están orientadas a ahorrar costes derivados de la fricción de integrar componentes. Esto ha generado una importante especialización casi a nivel de operador, así que la competencia no siempre casa. Ni es fácil encontrar dos proveedores sobre algo muy específico, ni es fácil que un proveedor se adapte a todo lo necesario en un proyecto. En consecuencia, casi que cualquier licitación puede parecer hecha a medida, lo que siempre es compleja.
Todos estos temas han dado lugar a importantes escándalos de corrupción. Así que, por un lado, es lógico que existan limitaciones, pero, por el otro, es muy difícil que con estas condiciones podamos aprovechar las ventajas que aporta la nube y, desde luego, hacerlo considerándolo como inversiones. ¿Es imposible nadar (innovar con la tecnología más puntera) y guardar la ropa (evitar prácticas irregulares)?
Una pequeña propuesta
Realmente creo que hace falta un replanteamiento del papel que tiene la tecnología en la organización. Cuando hablamos de tecnología, no podemos considerar que el objeto de la inversión sea ésta sino la organización. Es como ocurre con la formación: existe una inversión, pero esta no se puede medir en el valor del curso, sino en el conocimiento que reciben las personas que participan en él. Para ello propongo una serie de cuestiones
- Definir los elementos de capital afectados por la entrada de la tecnología. Para medir el valor de una inversión es necesario identificar qué aspectos de la organización se ven beneficiados por el dinero empleado. Cuando una organización adquiere, por ejemplo, un hosting en la nube, está ahorrando en horas de mano de obra especializada y maquinaria.
- Considerar el coste de oportunidad liberado como parte de la inversión. Si liberamos un recurso por la adquisición de un software en la nube estamos permitiendo liberarlo de alguna manera. Esto forma parte de la inversión. Si el equipo de seguridad de la organización, por ejemplo, se puede quitar la preocupación de las reglas de spam porque el servicio de correo se gestiona en la nube, es una parte de recursos que se liberan. Cuanto menor es el coste entre lo que se gasta en la nube y mayor el ahorro, mayor inversión estamos haciendo.
- Establecer el sistema de medición del retorno de inversión. Necesitaríamos generar un sistema de medición del retorno de inversión que supone el software en la nube. Integrar los elementos anteriores para poder estimar la cantidad de recursos que se liberan en la organización debería permitir hacer un cálculo de esa operación. Si lo proyectamos en el tiempo en comparación con (por ejemplo) la amortización de la inversión en propiedad, tendríamos una idea del valor de la inversión a medio plazo.
- Simplificar y racionalizar los modelos de contratación.Como hemos visto, los modelos actuales de contratación casan difícilmente con las premisas de estas herramientas. Sería necesario ajustar sistemas que reduzcan costes de transacción y que permitan adaptarse a modelos del mercado. Como mínimo, sería deseable que como mínimo se faciliten prácticas (pliegos tipo, catálogos de criterios y cláusulas específicos) que permitan una práctica consistente.
En resumen
Realmente creo que hay interés en abordar modelos de software en la nube. El problema es que la concepción de la compra en las AAPP parte de una visión que se desborda con este modelo precisamente por sus aspectos más beneficiosos. Indudablemente, una inversión es algo que deja un beneficio a la organización, pero este beneficio no es siempre ni tangible, ni determinable por el propio objeto que se adquiere. Si no somos capaces de adaptar esto nos encontraremos (me temo) con muchos municipios con licencias de Office 2020 (patrimonio) que costarán más que 4 años de servicio en la nube y se quedará obsoleto en 2.
Pensemos que la mayoría del sector privado tecnológico se está construyendo en estos términos. Este blog se aloja en un hosting en la nube. Eso me ha liberado tiempo de formación, inversión en tecnología y en auditorías de seguridad y me ha permitido dedicarme a otras cosas. Personalmente creo que, indirectamente, he ahorrado tiempo y dinero, y, al menos para mi, esa es una inversión que unas AAPP envejecidas en un contexto económico competitivo deben impulsar. El riesgo: aumentar más la distancia entre el sector público y privado en el plano digital.
