De organigramas, datos, transparencia y todo lo que puede salir mal

Por cuestiones de trabajo me he pasado las últimas semanas revisando organigramas en el portal de Transparencia. La verdad es que nunca había hecho este trabajo de manera sistemática, así que, posiblemente, esto que os cuento no vaya a ser nada especialmente nuevo. Sin embargo, cuando uno echa un rato repitiendo el mismo proceso, empieza a preguntarse qué sentido tiene que las cosas estén como están y de qué manera podría mejorarse. Y es que, lamentablemente, la presentación de esta información es, digamos, altamente optimizable. No digo esto en plan queja desde un plano de quien consume información, sino que también es importante para las personas que tienen que dedicar no pocas horas a su creación y mantenimiento. Y es que, este caso, es un ejemplo claro de oportunidades perdidas en la gestión de información y datos en las organizaciones públicas.

el cuadro "la ascensión de la Virgen" de Botticini ilustra este artículo sobre los organigramas de las AAPP
Organigrama de los Ángeles: tampoco es que ahí quede del todo claro. Fuente

La insoportable búsqueda del dato.

Cuando empecé la tarea que tenía por delante, localizar a las personas que ocupan determinado puesto en diferentes organizaciones públicas, me dije: el portal de Transparencia tiene esa información. Así que me plantee que no sería mucho rato. A fin de cuentas, es ir saltando de organización a organización buscando el dato concreto hasta completarlo. Sin embargo, cuando llegué a la primera me encontré un poco decepcionado (que no sorprendido). Lo que había era un documento PDF (ay) con un diagrama de cajas (ay) en el que en la mayoría de los casos pone el nombre del puesto (no de la persona) y, desde luego, ningún dato de contacto. En un alarde de cortesía, en la parte de abajo a la izquierda, hay un enlace que te lleva a la página del organismo.

Una vez que llegas a la página de esa organización, suele haber otra página de organigrama. En cada una de esas páginas puedes encontrar desde diferentes estructuras (literalmente, la del CSIC es un sistema orbital no muy comprensible) en la que pueden aparecer más o menos datos del puesto (aquí ya es más normal que aparezca el nombre del titular del cargo). Sin embargo, en no pocos casos, el contacto te requiere ir a otra sección de directorio y, en muchos casos, buscar por nombre y apellidos a la persona que buscas. En algunos casos, directamente es imposible y tienes que confiar en mandar un correo a la dirección genérica de contacto (como pasa en el Instituto Cervantes) y confiar (que es mucho confiar) en que te respondan (en dos semanas no lo han hecho en la mayoría de casos, pero de este tema, hablaremos otro día).

El organigrama del Instituto Cervantes en el Portal de Transparencia
Organigrama del Instituto Cervantes en el Portal de Transparencia.

Estamos mejor de lo que queremos

Si analizamos un poco lo que ha pasado en todo este pequeño drama del primer mundo, podemos señalar estos fallos:

  • El portal de transparencia es, como poco, no muy nítido. Cuando uno busca información sobre un organigrama no suele estar especialmente interesado en buscar las cajitas de los cargos que hay. Literalmente, esta era una actividad que ponían en cuarto de carrera (allá por 2001) en Ciencias Políticas y, objetivamente, no hay una mejora, salvo que las cajitas las puedes sacar en pdfs en un mismo dominio.
  • Quien busca información tiene que ir, generalmente a dos sitios y visitar de 4 a 7 páginas para conseguir la información.
  • Una información que puedes conseguir o no conseguir, porque cada unidad cuenta, básicamente, lo que ve conveniente. No digo que haya mala voluntad, simplemente, se les dice «publicad el organigrama y el directorio» y, probablemente, lo hacen lo mejor que creen.
  • Las unidades de transparencia de las organizaciones tienen que duplicar o triplicar el trabajo. Es decir, cuando hay un cambio orgánico, tienen que cambiar el organigrama, el directorio (que si tienen suerte y está integrado con su backoffice puede que se actualice solo, o no), y luego, mandarlo a transparencia para que publique la actualización. Tres acciones para un mismo hecho y un mismo fin.
  • El portal de transparencia tiene muy difícil saber si la información que tiene corresponde con la actualidad. Es decir, si están suscritos a las alertas del BOE lo sabrán y tendrán que escribir a la unidad a preguntar que si puede ser que lo actualicen y estar pendientes de esa actualización.

Una humilde propuesta

Creo que todo esto se puede hacer mucho mejor para todas las partes. Esto supondría trabajar en dos niveles:

  • Definir los contenidos de información adecuados y comunes para un organigrama. No parece lógico que, según quien informe, un organigrama vaya de la relación de cargos, a las personas que los ocupan, a los medios de contacto a una biografía. Debería estandarizarse, al menos en lo que respecta a la transparencia y la información pública.
  • Establecer un sistema de información consistente. Hay miles de maneras mejores que la actualización de sitios webs y envíos de ficheros cuando hay un cambio organizativo.

Esto no requiere un cambio profundo ni una tecnología nueva. Por ejemplo, el Tribunal de Cuentas y los Órganos de Control Económico Externo (OCEX) trabaja pidiendo información a los municipios mediante esquemas XSD acerca de sus contratos. En este caso, dado que no es, ni siquiera necesario el uso de certificados digitales, todo sería tan simple como:

  • Definir un esquema XSD de información del organigrama de las AAPP.
  • Crear una URL fija en el dominio de esa administración para us publicación.
  • Que cada servicio extraiga y publique la información necesaria de ese esquema. Algunos pueden simplemente publicar el árbol de cargos, otro la relación y otro el directorio.

Incluso sería posible crear un interfaz sencillo para actualizarlo si no se quiere tocar la estructura del archivo tal cual

De esta manera tendríamos:

  • Todos los datos serían consistentes, al proceder del mismo sitio.
  • La información sería sencilla de mantener, dado que sólo se actualizaría ese archivo del que se extraen datos.
  • Coherencia, dado que todas las administraciones informarían con igual grado de profundidad y detalle.

En resumen

Una de las cosas que me dan más pena es que, como he dicho, el uso de esquemas XSD no es nuevo, ni es difícil, ni es raro, pero no se generaliza salvo, hasta donde yo sé, los ficheros de rendición de cuentas. Esto es una lástima, porque, siendo importante el control de las cuentas municipales, la relación de cargos de una administración no es una información accesoria, y, mucho menos, cuando el esfuerzo para implementarlo es mínimo.

Lo cierto es que, cada vez más, tenemos que empezar a pensar en este tipo de soluciones. Sin embargo, no parece que haya apuestas consistentes más allá de los aspectos económicos que, desde luego son importantes. Lo peor es que, realmente, sería un pequeño cambio que facilitaría enormemente las cosas a todas las personas implicadas. Un pequeño empujón y todo sería más sencillo.

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